Quanto vale toda a informação que sua empresa possui? Inclua desde o telefones e e-mails de seus clientes até relatórios de contas a receber e a pagar, passando, claro, por obrigações legais como notas fiscais eletrônicas que devem ser armazenadas em arquivos xml.
Quais os prejuízos que perder qualquer uma destas informações poderia trazer? E que tal perder tudo isso e de uma única vez?
Este é um cenário, infelizmente, é comum e muitas empresas até já fecharam as portas depois de um desastre envolvendo a perda de informação.
E Agora?
A boa notícia é que se proteger de algo assim é fácil e barato: basta fazer backup. O backup nada mais é do que uma cópia de todos os arquivos importantes, desde o banco de dados com informações do seu sistema ERP, documentos digitais e mesmo as fotos dos eventos e da equipe. Tudo aquilo que possui algum valor, seja monetário, fiscal ou mesmo emocional, é passível de backup.
Fazendo Backup
A forma mais simples de fazer backup é copiando todos os arquivos identificados como importantes em uma mídia fora da rede de computadores. Você pode fazer isso usando uma pendrive, um disco externo ou qualquer outra forma que comporte o volume de dados.
Em geral, fazer backup uma vez ao dia é considerado suficiente para a maioria das empresas.
Backup da Forma Certa
Não basta apenas fazer backup. Para que os problemas sejam minimizados, é necessário tomar alguns cuidados.
Em primeiro lugar, se o backup for automático, ou seja, se alguém configurou para que ele seja feito em um determinado horário, é importante que alguém verifique se o procedimento foi realizado e se os arquivos estão onde deveriam estar. Talvez seja chato, mas é comum que as pessoas acreditem que o backup esteja sendo feito e só descubram que algo deu errado quando for tarde demais.
Em segundo lugar, faça a chamada rotação de backup. É simples, porém crucial. Se sua empresa trabalha de segunda a sexta, use uma mídia para cada dia da semana, como 5 pendrives. As vezes alguns arquivos são corrompidos, mas o problema só é percebido alguns dias depois. Tendo o backup dos últimos dias, é possível procurar por uma cópia íntegra do arquivo.
Por último, mantenha uma cópia do backup fora da empresa. Isto é importante em caso de sinistros como furto.
10 Minutos
Seguindo estas simples recomendações é possível evitar prejuízos enormes. As duas principais lições que toda a empresa deve aprender sobre backup são como fazê-lo de forma correta e que nada substitui os 10 minutos por dia usados para verificar se tudo ocorreu como deveria durante o último backup.
