A contagem de estoque, muito comum no final de ano, é uma checagem feita, comparando o que está no estoque da empresa com o inventário gerado pelo ERP.
Como o ERP controla todas as entradas e saídas, o estoque fisico e o estoque teórico (inventário) devem combinar perfeitamente. Mas isto nem sempre ocorre.
Vários são os motivos para haver diferença nesta comparação, incluindo erros de lançamento, extravio de produtos ou perdas não monitoradas nas matérias primas, dentre muitas outras. É importante corrigir estas divergências através de lançamentos no ERP, para que o estoque real esteja em linha com o estoque do ERP, afinal o ERP é tão útil quanto são confiáveis as informações que ele possui.
Com o estoque ajustado, o trabalho de verdade está apenas começando.
Em muitas linhas de negócio, é importante controlar o fluxo de saídas do estoque, para que não faltem produtos ou matérias primas. Nos sistemas HGM, você pode controlar estoques mínimos e máximos por produto, gerando alertas de compras ou de excesso de estoque.
Além disso, ferramentas como o giro do estoque, a posição de estoque, o ranking de compras e o ranking de vendas permitem visualizar os fluxos de entrada e saída do estoque de forma simples e intuitiva. Por exemplo, é comum vendas sazonais em determinadas épocas, como presentes no final de ano e material escolar após as férias de verão. Esta análise sazonal pode ser feita usando estas ferramentas, facilitando a projeção de encomendas a serem feitas para manter o estoque alinhado.
Tendo as quantidades do estoque sob controle, com ajuda do ERP, é preciso partir para os custos.
De forma simples, o custo real ou custo de aquisição é o valor da última compra, excluindo descontos, créditos fiscais e outros deduções e adicionando acréscimos. Ou seja, quanto foi pago efetivamente pelo item na última compra. A última compra é importante pois é o preço mais próximo do que você irá pagar na próxima compra. Não adianta fazer programação de compra usando o preço que você pagou 5 anos atrás, não é verdade?
Outro indicador importante é o custo médio ponderado. Como o nome sugere, este custo é uma média entre os valores pagos do que ainda está em estoque. Assim, se você comprou um determinado item várias vezes em um ano e pagou preços diferentes em cada compra, o custo médio dirá o valor pago pelo total do estoque que você ainda possui, desconsiderando o que já foi vendido, claro.
Vamos supor que você tenha feito duas compras de um produto e ainda não tenha feito vendas. Na primeira compra, de 100 unidades, você pagou 5 reais a unidade ou 500 reais no total. Já na segunda compra, de 50 unidades, você pagou 4 reais a unidade, aproveitando um desconto oferecido, ou 200 reais no total.
Qual o custo real? Como vimos, o custo real leva em conta a última compra.
Como a compra foi de 4 reais (já excluído o desconto), este é o custo real deste produto.
E o custo médio? Como não houve vendas, o custo médio é o total pago pelo estoque atual, ou seja, 700 reais (500 + 200) divididos pela quantidade total do estoque atual, que é de 150 unidades (100 + 50). Temos, assim, R$ 4,67 de custo médio.
Neste exemplo, o custo médio ao longo das compras é superior ao custo real da última compra.
Os custos possuem diversos usos, desde projetar quanto custará uma nova compra de determinado item até na definição do preço de venda, como todo lojista e administrador sabe.
Se nenhum dos motivos acima o convenceu, saiba que o controle do estoque e dos custos é necessário para atender demandas das Receitas Federal e Estaduais. Assim, manter o estoque em dia é necessário para cumprir algumas obrigações fiscais.
